2007年11月07日(水) 11時00分

メールの誤送信を防ごう（ツカサネット新聞）

電子メールの送信は電文を作成したらあまり見直すこともなく送信してしまうケースが多いと思います。これはメールソフト（Outlook Expressの場合）の初期設定が「直ちに送信する」設定になっていることもその原因の一つだと思います。そのため誤送信の危険性が高くなります。

紙の手紙ですと、ポストに投函するまで一定の時間的余裕があるので見直しの機会も多くなります。電子メールは気軽に送信出来るツールですので、その取り扱いを紙の手紙と同様に考えることは出来ないかもしれませんが、時にはは重大な結果をもたらすことがあります。

送信してしまった後（文面をこう書けば良かった！）などと思ったり、アドレス帖から送信先を選ぶときに相手を間違えてしまうケースなども、大いにありうることです。

その結果相手を傷つけてしまったり、また誤送信が原因で重要な取引先を失ってしまったり、個人情報を他人に漏らしてしまったりなど等、電子メールは（ウイルスなどとは関係の無い）人為的なミスによる危険性をはらんでおります。

電子メールの誤送信を防止するために、メールソフト（Outlook Expressの場合）の設定を下記のように設定変更しておくが安全であります。

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＜誤送信を防ぐメールソフトの設定＞
＝（Outlook Express の場合）＝

１．メニューバーの「ツール」→「オプション」→「送信」タブ→「メッセージを直ちに送信する」のチェックを外す。

２．メニューバーの「ツール」→「オプション」→「全般」タブ→「新着メッセージをチェックする」のチェックを外す。

このように設定しておけば、作成したメールは一旦〔送信トレイ〕に置かれますので、実際に送信する段階になってもう一度見直すことが出来ます。

※なお、上記（２）の「新着メッセージをチェックする」のチェックを入れたままにしておくと、そこに設定した時間が到来する度に自動チェックが働き（受信・送信）が自動的に行われてしまします。せっかく〔送信トレイ〕に入れたメールを見直す機会を失してしまいます。

メールソフトを終了するときに、もう一度〔送信トレイ〕を開き再チェックした上で送信することにより誤送信は格段に少なくなります。


(記者：浅香拓郎)

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写真撮影：浅香拓郎記者

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